以前は目次スライドの自動作成機能がありましたが、PowerPoint2007以降はその機能が無くなってしまいました。
そこで本記事ではパワーポイント資料の目次を効率的に作成する方法をご紹介し、「パワーポイント資料に目次を入れるべきかわからない」といった方向けにパワーポイント資料に目次を入れる必要性についても解説いたします。
パワポ資料に目次をつける際にはぜひ今回ご紹介する手順を参考にしてみてくださいね。
パワーポイント資料に目次は必要？
冒頭でお話しした通り「そもそもパワーポイント資料に目次をつける必要はあるのか」という疑問をお持ちの方もいらっしゃると思います。
資料によっては目次を入れることが効果的な場合と逆効果の場合がありますので、使い分ける必要があります。
まずはパワポ資料に目次をつけることのメリットとデメリットを確認していきましょう。
分厚い企画書など、枚数の多い資料では目次はあったほうがいいと思います。個人的には10枚を超える場合はほとんど目次を入れます。
またスクリーンやディスプレイを使ったプレゼンの際も、最初に「今日はこの話をします」と目次を見せながら説明することで、聴衆も話に入りやすくなりますので、おすすめです。
デメリットがあるとすると、特にプレゼンの際、目次を入れることで最初に全体像がわかってしまうので、新しい情報や印象、驚きを与えづらいことです。
新商品、新サービスの発表など、相手にサプライズを与えたい場合は目次がない方がいいかもしれません。
資料の内容によっては最初に全体像を見せてしまうより内容を少しずつ伝えていったほうが聞き手の興味を惹き、印象づけることができる場合もあります。
目次を入れるかどうかは、資料の内容から判断するようにしましょう。
パワポ資料の目次の作り方
それではさっそくパワポ資料の目次の作り方をご紹介します。
【手順1：アウトライン表示にする】
標準モードで[アウトライン]タブをクリックして［アウトライン］表示にします。
［アウトライン］タブで右クリックし、ショートカットメニューから［折りたたみ］→［すべて折りたたみ］をクリックします。
【手順2：目次に使うスライドを選択】
画面左側に表示されたアウトラインの中から、目次として使いたいスライドタイトルを選択します。
【手順3：目次に使うスライドタイトルをコピー＆ペースト】
[ホーム]タブの[コピー]ボタンもしくはCtrl+Cでスライドタイトルをコピーします。
目次用のスライドにあるプレースホルダーを選択し、[ホーム]タブの[貼り付け]ボタンもしくはCtrl+Vで貼り付けます。
[貼り付け]ボタンを展開すると表示される[貼り付けオプション]は「テキストのみ保持」を選択し、テキストのみを貼り付けます。
【手順4：番号を付ける】
プレースホルダーを選択し、[ホーム]タブの[段落]グループにある[段落番号]をクリックし、行頭に番号を付けます。
【手順5：タイトルを目次にして完成】
タイトルを「目次」に変更し、目次を入れたい位置へドラッグします。
【目次にページ番号をつける方法】
パワーポイントの目次にページ番号をつけることもできます。
まず[タブ]キーを押してページ番号を入力します。
目次すべてにページ番号を入力したら、[ルーラー]を表示し、[タブの右揃え]をクリックして揃えます。
これで目次にページ番号をつけることができました。
【目次スライドを2段組みにする方法】
項目が多い場合は目次を2段組みにすることもできます。
まず[アウトライン]からタイトルをコピーして貼り付けます。
プレースホルダーの左下に表示される[自動調整オプション]をクリックします。
メニューの中から[スライドを2段組に変更する]を選択します。
これで目次を2段組みに変更することができ、見やすくなります。
【目次に点線(リーダー線)をつける方法】
リーダー線と文字がくっつきすぎないように1行目のタブの両端に半角スペースを入力します。
1行目のタブを選択します。
「Ctrl + T」キーを押して「フォント」ダイアログボックスを開き、「下線のスタイル：太破線」に設定します。
リーダー線を直線にしたい場合は、「太線」を選択しましょう。
これで項目とページ番号の間にリーダー線がつきます。
【 目次にハイパーリンクを設定する方法】
目次にハイパーリンクを設定すると、クリック一つで任意のスライドに移動することができるようになります。
まず目次のスライドを標準画面で表示します。
次に、ハイパーリンクを設定したい目次の文字を選択し、「挿入」タブから「リンク」→「リンクを挿入」→「ハイパーリンクの挿入」の順でクリックします。
ダイアログボックスが表示されますので、【このドキュメント内】を選択します。最後に、リンク先として設定したいスライドを選択し、OKをクリックします。
これでリンクが挿入されます。
ハイパーリンクが正しく設定されているかを確認する場合には、Ctrlを押しながらハイパーリンクをクリックすることで確認できます。
【目次に戻るボタンをつける方法】
スライドショーの場合、目次に戻るためのボタンをつけるとより目次を有効活用することができ、オススメです。
そこでクリック一つでどのスライドからでも一発で目次へ飛べるボタンを作成する方法をご紹介します。
目次に戻るボタンはパワーポイントの[動作設定ボタン]を利用することで簡単に作ることができます。
まず[挿入]タブから[図形]をクリックし、図形の一覧を表示します。
次に、一覧の中にある「動作設定ボタン」から任意のボタンを選択してスライド中に挿入します。
動作設定ボタンにはさまざまな種類がありますが、後々変更できるので、最初に何を選んでも問題ありません。
プレゼンで目次は読み上げるべき？
「作成した目次はプレゼン中にそのまま読み上げればいいのか？」
という疑問がネット上に多くみられました。
目次は参加者にプレゼンの大枠を把握してもらう助けになるコンテンツですが、一般的に、プレゼン中に目次をそのまま読み上げることはあまり好ましくない場合もあると思います。
目次だけでなくプレゼン全体で言えることですが、基本的にプレゼンではパワーポイントに書いてあることをそのまま読み上げるのは避けましょう。
パワーポイントに書いてある内容をそのまま読み上げてしまうと、相手にプレゼンではなくパワーポイントを読めば内容を理解できると思わせてしまい、肝心のプレゼンの内容に集中してもらえなくなってしまう可能性があるからです。
また、プレゼンで使える時間は決まっている場合もありますし、取引先へのプレゼンであれば相手の貴重な時間をいただいてプレゼンをしているということになります。
書いてある目次をそのまま読み上げるのは無駄な時間と感じさせてしまうかもしれないので、やはり避けた方が無難ですね。
プレゼンの際は目次のページを見せながら、目次をそのまま読み上げるのではなく、その日のプレゼンの流れを簡潔に自分の言葉で伝えるのがベストです。
ただ、セミナーで講師などをされる際は別です。
目次を見せて、「今日はこんな話をする」と最初に説明した方が、聴衆も心の準備ができ、話に入りやすくなります。
パワーポイント資料に目次を入れる方法・まとめ
本記事ではパワーポイント資料に目次をつける方法についてご紹介いたしました。
パワポ資料に目次をつける際にはぜひ本記事を参考にしてみてくださいね。