ビジネスパーソンであれば、様々な場面でパワーポイントを使用する機会があると思います。しかし、「なんとなくパワーポイントは苦手だな」と思っている方はいらっしゃいませんか。パワーポイントが苦手と思うのは、ただ文章を打つだけでなく、デザインやレイアウト、色味などの見た目も考えなければいけないからではないでしょうか？デザインセンスが無いからパワーポイントは難しい…というイメージをお持ちの方もいるかもしれません。
パワーポイントは、普段の仕事でどんな時に使うことが多いか、考えてみましょう。
プレゼン・研修資料やお客様への提案書・企画書はもちろん、社内資料でも使うことがありますよね。それらに共通して言えることは、パワーポイントをビジネスシーンで使う時は、
【自分以外の相手】に【何かを伝える】ための資料
を作ることが目的になります。つまり、一番大切なのは「相手に伝えたい内容が伝わる」資料になることです。決して、おしゃれなデザインで相手を感動させたり、アニメーション機能をたくさん使って相手を楽しませることが目的ではない、ということです。
パワーポイントを使って資料を作る際に、必ず意識して欲しいことがあります。それは、以下の2点です。
・ 資料の「受け手」は誰なのか？
・ 自分が「伝えたいこと」は何か？
実は、これらが明確になっているかいないかで、パワーポイント資料の出来栄えは天と地の差が出ます。意外と、社会人歴が長いベテランでも、この2つのポイントをあいまいにしたままパワーポイントを立ち上げて資料を作り始める人は多いです。このポイントが満たされているパワーポイント資料は、非常に無駄のない、分かりやすい資料になります。逆に、このポイントが不明瞭な資料は、相手のことを考えていない自分よがりな資料を作ってしまっている可能性が大です。
まずは「受け手」の目線です。
受け手によって、パワーポイント1枚に載せるべき情報量は変わりますし、言葉づかいやフォントのサイズも変わります。いくらスタイリッシュで洗練されたデザインのパワーポイントを作ったとしても、受け手が「子供」だった場合、それは受け手を完全に無視した資料と言えます。
次に「自分が伝えたいこと」の目線です。これが明確になっていないと、資料のメッセージがぼやけ、受け手を「結局何が言いたいんだ？」と悩ませることになります。デザインはきれいなのに、中身がスカスカ…という資料は、非常にもったいないですよね。
上記のポイントを意識することは、資料を作るうえでの前提条件ですが、意識しただけでは「分かりやすい資料」を作るには不十分です。パワーポイントでは、分かりやすい資料を作るいくつかのコツがあります。そのルールを守るだけで、「分かりやすい資料」を作ることができるのです。実は、資料を見た方（受け手）から、「分かりにくい」「見にくい」と言われてしまう資料にはいくつかの共通点があります。
① 統一感がない
② 色を使いすぎている
③ 受け手の目の動きを考えていない
何やら難しそうな内容ですが、これらは、個々人のセンスの問題ではなく、すべてコツを身に付ければ克服することが可能です。デザインには自信が無いという方でも、あるルールさえ守って作れば、見違えるほど見やすく分かりやすいパワーポイントを作成することができます。これらの具体的なコツは、また今度詳しくお話したいと思います。
もう一度おさらいします。
パワーポイントは、
「分かりやすい（＝見やすい）」ことが一番大切で、そのためには「受け手」「伝えたいこと」の視点を忘れないこと
が必要不可欠です。それは、高度なデザイン技術やセンスは必要なく、ちょっとしたコツを身に付ければ誰でも実践できます。特にビジネスのシーンでは、凝ったデザインは必要がないということを理解しましょう。
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