エクセルで作ってある表を、パワーポイントに貼り付けて、プレゼンや企画書に使う機会は非常に多いと思います。ところがこれは意外と簡単にいかず、苦労された経験がある方も多いのではないでしょうか。
実はエクセルで作った表をパワポに貼る方法は複数あり、それぞれパワポ上での表示される結果が違いますし、目的やその後加工するかどうかなどでも方法は変わります。そこで混乱されると思います。
この記事ではそれぞれの方法と使い分け方を解説していきます。
目次
まずは単純にコピー＆ペースト
例として、今回はこのようなエクセルの表を用意いたします。
単純に表全体を選択し、コピーしましょう。コピーは右クリックなどでも良いですが、ショートカットキー、Ctrl＋Cを使ってください。ショートカットキーは下記記事で解説しています。
パワーポイントで単純にペーストしましょう。Ctrl+Vです。
するとこのようにグレーで塗りつぶし、白罫線の表になります。数値は保たれますが、数式などは反映されません。テーブルとして貼り付けられるので、パワーポイントが得意な方であれば、これでパワポ上で色や罫線を変えていった方がきれいにできるかもしれませんね。
エクセルの色やフォントをそのまま保ちたい場合
エクセル上の表が、セルや罫線の色、また計算なども完成されていて、これをそっくりそのまま貼りたいだけ場合は、この方法になります。「元の書式を保持」です。
コピーの仕方は先ほどと同じです。エクセルで表を選択してCtrl+Cでしたね。
パワポに移って、右クリックします。
「元の書式を保持」をクリックしましょう。すると見た目は全く同じように貼り付けられます。
パワポの画面の真ん中に貼り付けられますが、これはもちろんドラッグで位置を動かせますし、大きさを変えることもできます。大きさの変え方は画像と同じで、4つの角いづれかを「Shiftを押しながら」拡大縮小すると、縦横の比率は保たれたままサイズを変えることができます。フォントのサイズも大きくなったり小さくなったりしてくれます。
この場合ですと、パワポ上でこの表はテキストも数値も編集できるので便利です。ただしその編集はエクセルには反映されません。
数式や関数も修正可能な「埋め込み」という方法
次の方法は「埋め込み」です。コピーまではもちろん同じです。パワポで右クリックして「埋め込み」をクリックします。
結果はさきほどの「元の書式を保持」とあまり変わらないように見えますが、この表をダブルクリックしてみましょう。
パワポ上ではありますがエクセルのようになり、編集することができるようになります！数式や関数も作れます。このような操作をする可能性があるのであれば「埋め込み」を使いましょう。
ただし注意点！ここで編集しても元のエクセルのデータには反映されません。あくまでもパワポ上だけの話です。
これをしっかり押さえておかないと、「あれ、直したのに？」と焦るケースが出てこないとも限りません。
エクセルの表を画像として貼ってしまう方法
これは見出しの通り、エクセルの表をパワポ上では「画像」として扱う方法です。一見汎用性がないようにも感じますが、メリットも大きいです。
上記「元の書式を保持」「埋め込み」とは違い、パワーポイント上で一切この表は修正も編集もできないので、「重要なデータなどを間違って触ってしまわないように」することができるとも考えられます。ご自身ももちろんですが、他人と共有するデータであれば「絶対この表は打ち換えたりするなよ！！」と念を押すことができます。
ではやり方をご説明しましょう。
エクセルでコピーまではもちろん同じです。パワポ上で右クリックし、「図」を選択するだけです。
ここで、一点、気になることがありませんか？
ご自身でエクセル上で入れた横罫線はいいのですが、入れたいわけではない縦の罫線が、エクセルと同じようにグレーで見えてしまいます。
これはどうしようもないのですが、やるとしたら一つ裏技のような感じとして、元のエクセルの表を白で塗りつぶしておくと、ご自身で作っていない罫線はパワポでは見えないようになります。
ご存じでしたか！？
エクセルの修正を常時パワポにも反映させたい時
最後に、こちらも覚えていただく必要がある方が多いと思われる、「リンクとして貼り付ける」方法です。エクセルに修正や変更を加えたときに、自動的にパワーポイントに反映される貼り方です。
コピーまでは同じです。パワポに行って貼り付けの際ですが、右クリックではなく、「ホーム」⇒「貼り付け」⇒「形式を選択して貼り付け」です。このように表示されます。
ここで「Microsoft Excelワークシートオブジェクト」を選択、「リンク貼り付け」を選択し、OKです。
見た目はそのままで貼り付けられます。
試しにエクセルを何か少し数値を打ち換えるなどして、パワポに反映されているか確認してみましょう。
できてます！素晴らしいですね。数式も反映されますので、自動的に計算もされます。
便利なのは、パワーポイント上でダブルクリックすると、そのエクセルデータに飛ぶので、そこで編集することができます。
ただし！この方法にも大きな注意点があります。
元のエクセルデータを別のフォルダに移動してしまうと、エクセルを変更してもパワポには反映されなくなります。
エクセルとパワーポイントを連携させる際の落とし穴です。最初からフォルダを作ってその中に両方のデータを入れて置き、絶対に移動させないようにしましょう。
個人的には私はこの方法は今では使っていません。ミスが怖いためです。特に他の方とデータを共有する際はトラブル発生の可能性が高くなります。十分気を付けてください。
ビジネスパーソン必須スキル、エクセルで作った表をパワポに貼る方法【まとめ】
以上、5つの方法を解説しましたが、一通り覚えておくことをお勧めします。それぞれどのような場面で使うと便利か、またどうすればミスが少なくなるかが違うためです。何もかも「リンクする」方法ですとトラブルが起きがちです。かといって「画像で貼る」方法ばかりですと、こちらも後で何度も修正がある場合に面倒かもしれません。
今回に限らずですが、スキル、テクニックは一つでも多く覚えた方が便利で応用も効く、というのが持論です。
表題にもあります通り、これらは「ビジネスパーソン必須スキル」の一つかと思います。ぜひ参考にしていただいて、マスターしてください！
筆者
パワーポイント資料作成代行します
- 見た目よくパワポが作れない・・・
- 忙しくて時間がない・・・
- そもそもパワポが苦手・・・
そんな皆さんに代わって、設立10年、累計1,000社以上の資料作成を手掛けてきた弊社が、企画書、プレゼンなど、御社のパワーポイント資料を作成します。
事前のご相談、お見積りは無料ですので、お気軽にお問合せ下さいませ。
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