【はじめに】プレゼンの「構成」で迷われる方が多い
プレゼンテーションは商品やサービスの魅力、企画や提案内容などを相手に明確に伝えるための手段です。ビジネスパーソンであれば社内または社外でパワーポイントを作ってプレゼンテーションをした経験がある方が多いと思いますが、プレゼン資料の作り方まで詳しく教えてもらう機会はなかなかありませんよね。「プレゼン資料に盛り込みたい情報は決まっているけれど、どのように話を組み立てて良いかわからない」と、構成でお悩みの方も多いと思います。本記事では相手に伝わるプレゼン資料の構成の作り方の例を解説いたします。
構成の前にプレゼンの目的を明確化しよう
相手に伝わるプレゼン資料を作るには「構成」がとても重要です。
しかし、構成を学んでもプレゼンテーションの「目的」が不明瞭では良いプレゼン資料は作れません。
プレゼン資料の構成についてお伝えする前に、まずはプレゼンテーションの目的を明確化してみましょう。
プレゼン資料を作る目的は「伝えたい情報を相手に伝え、次のアクションを起こさせること」ですよね。
プレゼンをしても相手に伝えたい情報が伝わっていなければ意味がありませんし、発表して終わりではなく、相手に次のアクションを起こしてもらわなければなりません。
顧客向けのプレゼンであれば商品やサービスの購入、社内プレゼンなら問題点の改善や企画の実現など、相手に次のアクションを起こしてもらうことがプレゼンテーションを行う本質的な目的ですね。
プレゼンで人の心を動かし行動してもらうためには、この目的を明確にし、目的を達成するためにどう構成を組み立てていくかがカギとなります。
「お客様に自社の△△という商品を購入してもらいたい」
「自社の部署に◯◯という業務効率化のためのアプリケーションを導入したい」
etc…
あなたがプレゼンテーションをする具体的な目的は思い浮かんだでしょうか。
それではここからは相手に伝わるプレゼン資料を作るための構成と例を具体的に解説いたします。
最も基本的な構成「三段構成」
三段構成とは「序論(イントロダクション)」「本論(ボディ)」「結論(クロージング)」から成る、プレゼン資料における最もスタンダードな構成です。
- 序論(イントロダクション)・・・聞き手の関心を惹きつける導入部分
- 本論(ボディ)・・・プレゼンで伝えたい内容の詳細
- 結論(クロージング)・・・まとめ
序論(イントロダクション)でインパクトのあるつかみや、親近感の持てるエピソードなどを話して聞き手の関心を惹きつけた後、本論(ボディ)で伝えたい内容をデータなどの根拠を織り交ぜながら説明し、最後にクロージングで全体のまとめを行います。
「話がうまくまとまらない…」と悩んでいるプレゼン初心者の方も、この三段構成に沿って情報を整理すれば順を追った流れのある資料を作ることが可能となります。
この三段構成は基本中の基本です。
より相手に刺さるプレゼン資料を作るのであれば、この後ご紹介する3つのテクニックを覚えておくといいでしょう。
シンプルでわかりやすい構成「SDS法」
SDS法とは「Summary (概要)」「Details (詳細)」「Summary (要点)」の順に情報を展開していくシンプルでわかりやすい構成です。
- Summary (概要)・・・全体の概要
- Details (詳細)・・・具体的な説明
- Summary (要点)・・・まとめ、結論
相手の集中力が高い序盤に「概要」を伝え、次に具体的な「詳細」を説明し、最後に再び「要点」となる結論を繰り返すことで相手の記憶に残りやすくするという手法です。
相手の理解を高めたいときに有効です。
このSDS法はニュース番組などでも用いられており、ビジネスシーンのみならずあらゆる場面で活用されています。
理解しやすく記憶されやすい文章構成の型と言われており、プレゼンテーションにおける代表的な表現手法です。
ロジカルかつ説得力のある構成「PREP法」
PREP法とは「Point (結論)」「Reason (理由)」「Example (事例・具体例)」「Point(結論)」の順に情報を展開する構成です。
上記「三段構成」「SDS法」よりやや上級になりますが、まとめやすく、より説得力を増しますので、ぜひチャレンジしていただきたい例です。
①Point (結論)・・・ポイント、結論
②Reason (理由)・・・その結論に至る理由
③Example (実例・具体例)・・・
④Point (ポイント)・・・結論を繰り返して全体をまとめる
PREP法は最初に「結論」を述べ、「その結論に至る理由」と「理由を裏付けする具体例」を提示し、最後にまとめとしてもう一度「結論」を述べる構成となっています。
結論と結論で挟み込むことで話をシンプルにし、理解してもらいやすいのが特徴です。
PREP法は営業や論文、ミーティング、転職活動などあらゆる場面で活用されている手法です。
結論と結論で挟み込むという構成はSDS法と似ていますね。
話の要点が見えないと人はストレスを感じやすいもの。
どちらの手法も最初に要点を伝えることで相手にストレスを与えず集中力の高い状態でプレゼンを聞いてもらうことができます。
また、最初に聞いた情報は記憶に残りやすいため、はじめに結論を持ってくることで相手の記憶に強く残すことができるのです。
PREP法は「結論に至る理由」と「その裏付けとなる具体例」を順序立てて明示するため、SDS法よりもロジカルかつ説得力のある手法であると言えます。
伝えたいことを論理的に組み立てるため、SDS法の「Details (詳細)」の部分にPREP法を当てはめるなど応用することもできます。
相手の気持ちを尊重した「DESC法」
DESC法は「Describe(描写)」「Express(表現)」「Suggest(提案)」「Choose(選択)」の順に話を展開していく構成です。
- Describe(描写)・・・解決すべき問題の現状を客観的に描写
- Express(表現)・・・描写した現状に対する主観を表現
- Suggest(提案)・・・状況を変えるために具体的な解決策・代替案を提案する
- Choose(選択)・・・提案が受け入れられた場合、受け入れられなかった場合の行動を選択する
相手に何かを頼むとき、相手の気持ちを尊重しつつ自らの主張もしたいという場合に有効的です。
手法としては①Describe（描写）で「売上が下がっている」などショッキングな課題を大げさに表現する、などの例があります。
解決すべき問題が簡潔に相手に伝わり、相手の気持ちを尊重した話し合いになりやすい一方、自分の意見を強く伝えられないといった点もあります。
シーン別にオススメのプレゼン資料の構成
ここからはシーン別にオススメの構成をご紹介したいと思います。
実際にどの手法を用いるのが最適かはプレゼン時間の長さや相手のタイプによって変わりますので、場面に応じて判別しましょう。
社内プレゼンの構成例(報告パターン)
報告等、社内で行うプレゼンの場合は「SDS法」や「PREP法」のように結論から述べる構成が最適です。
自分に設けられたプレゼンの時間が決まっている場合はコンパクトに情報を伝えられるSDS法がオススメ。
プレゼン時間に余裕があり、相手が結論に至る理由やその裏付けとなる事例まで知りたいタイプの場合は「PREP法」がオススメです。
論理的に物事を議論する上司の場合、また時間に余裕がある場合は、できるだけPREP法を用いましょう。
社外プレゼンの構成例(提案パターン)
顧客に商品やサービスを提案する営業活動など社外におけるプレゼンにおいては「SDS法」が王道です。
結論が明確になり、顧客の記憶に残りやすいシンプルな構成です。また、「プレゼン」と言うほどでもない、担当者間の打ち合わせレベルであれば、時間もあまりないと思われますし、この方法はおすすめです。
顧客の抱えている問題が明確な場合や、決裁者にダイレクトに話し合いを進めたい場合は「DESC法」も有効です。
心を動かすプレゼン資料を作るコツ
ここからは上記の構成を用いて相手の心を動かすプレゼン資料を作るためのコツをご紹介いたします。
プレゼンは「つかみ」が大事
プレゼンは「つかみ」がとても大事です。
冒頭で相手の心をつかみ、信頼関係を築くことができなければ、そのあとの話に関心を持ってもらうことが難しくなってしまいます。
相手の心を惹きつけるつかみのポイントは
- インパクトを与えること
- 疑問を抱かせること
- 共感を得ること
の3つです。
インパクトを与える言葉を選びながら、相手をただの傍観者にさせず、「当事者意識」を持たせることが重要です。「これはあなたの問題です」ということをはっきりと植え付けるのです。そうして自分のプレゼンに巻き込んでいくつかみを考えましょう。
「自分の伝えたい情報」ではなく「相手の知りたい情報」を
心を動かすプレゼン資料を作るコツは「自分の伝えたい情報」ではなく「相手の知りたい情報」を意識すること。
プレゼンテーションの語源は「プレゼント＝贈り物」です。
本来は自分本位ではなく相手のために行うのがプレゼンテーションの前提と言えるでしょう。
自分が伝えたい情報ばかりを盛り込んだ一方的なプレゼン資料では、相手の心を動かすことはできません。
では「相手の知りたい情報」とは具体的に何でしょうか。
それは「相手が得ることができるメリット」です。
SDS法やPREP法を用いた効果的な構成でも、自社の製品のスペックや優れた技術など自分が伝えたい情報ばかりを全面に押し出してしまい、相手にどのようなメリットがあるのかを説明していないと次のアクションにはつながりません。
具体例として1つ上げます。
あなたはアップル社の故スティーブ・ジョブズのプレゼンを見たことがありますでしょうか。
初めてiPodを発売する時のプレゼンで
「こちらのiPodは〇〇GBのハードディスクを備え・・・」
とスペックから語るのではなく、
「あなたのポケットに1000曲入ります」
と、シンプルにユーザー目線に立って語ったのです。これが相手のメリットを説明する、ということです。
自社の商品を購入してもらうなど、次のアクションを起こしてもらう目的を達成するためには相手が知りたい情報は何かを常に考え、その商品を購入するとどのようなメリットがあるのか相手が想像できるようにプレゼン資料を作っていきましょう。
プレゼン資料は「最低限の情報」で簡潔に
「だらだらと長く聞き手が飽きてしまうプレゼン」ではなく、「簡潔で結論が伝わりやすく記憶に残るプレゼン」が良いプレゼンと言えるでしょう。
実際のプレゼンテーションの場では、聞き手は発言者(プレゼンター)の言葉や様子にも意識を傾けているため、膨大な情報をプレゼン資料に入れてもとても読み切ることができません。
資料に入れるのは最低限の情報に。根拠として提示するデータも図やグラフをうまく活用し、視覚的情報はシンプルにまとめましょう。
わかりやすく理解しやすいプレゼンは記憶に残りやすく、相手に伝えたい情報をしっかりと訴求することができます。
【プレゼンの構成】本記事のポイントまとめ
●プレゼン資料の主な構成・手法
- 最も基本的な「三段構成」
- シンプルでわかりやすい「SDS法」
- ロジカルかつ説得力のある「PREP法」
- 相手の気持ちを尊重した「DESC法」
●相手の心を動かし次のアクションを起こさせるプレゼンのコツ
- プレゼンの目的が明確化されている
- シンプルで簡潔
- 結論がわかりやすい
- 自分が伝えたいことではなく相手が知りたいことがまとめられている
おわりに
今回は相手の心を動かすプレゼン資料の構成の作り方について解説いたしました。
いかがでしたでしょうか。
弊社にプレゼン資料作成のご依頼をいただく際「構成から作ってほしい」という声はとても多いです。
それだけこの構成の段階から困っている方が多いことがわかります。
相手に伝わるプレゼン資料になるかどうかは、今回ご紹介した「構成」に対する考え方で決まるといって過言ではありません。
プレゼンが成功するかどうかはこの構成にかかってると言えるでしょう。
今回ご紹介した構成のコツを踏まえてプレゼン資料の質をアップし、相手の心を動かすプレゼンテーションを実現しましょう。
