パワーポイントで見やすいプレゼンを作る6つのコツ【その1】

得意な人より、どちらかというと苦手だと思っている人が多いプレゼンテーション。

まずは「プレゼンテーションとは」ということを整理することから始め、攻略方法を考えてみましょう。

 

Wikipediaによると

「プレゼンテーション(英: presentation)とは、情報伝達手段の一種。聴衆に情報を提示して、理解を得るようにするための手段である。特に視覚情報が重視され、視覚情報伝達手段の一種と定義されている場合もある。」

 

ここで大事なのは「理解を得るようにするための手段」というところだと思います。プレゼンの達人、前田鎌利氏は「プレゼンは(相手に)チェックさせるものではなく、ジャッジさせるためのものである」と語っています。まさにこのことだと思います。

(前田鎌利氏の著書はこちらで詳しく紹介しています)

 

「特に視覚情報が重視され」るプレゼンをするためには、小さいフォントでぎっしりで、相手の注意が無駄に使われてしまう不要なイラストを使ったプレゼンでは意味をなしません。当ブログでも紹介した清水 久三子さんは「プレゼンはおもてなし、ユーザーエクスペリエンス」と強調されています。ただ単に「見やすい」「読みやすい」「分かりやすい」に加えて、「楽しい」「うれしい」「心地よい」「感動的な」体験をもたらす資料を作ること。それが結果につながると思います。

清水 久三子氏の著書はこちらで詳しく紹介しています)

 

過去にこのブログでいくつかプレゼンの作り方のコツをご紹介してきましたが、さらに6つのポイントについて、詳しく掘り下げてみたいと思います。

 

  1. ワンスライド・ワンメッセージ
  2. KISSの法則
  3. 不要な画像や装飾を削る
  4. パワポに背景は必要?
  5. パワポにチープなイラストはやめよう!
  6. 上下左右中央、整列するだけでぐっときれいに

 

今回は1~3についてお話しします。

1.  パワポはワンスライド・ワンメッセージが基本

読んでその通り、「1枚のスライドに言いたいことは1つ」ということです。

 

つい先日、弊社にブラッシュアップを依頼されたケースで(某大手メーカー様)、社内の規定で、発表するすべての情報を一枚にまとめなければいけない、ということで、パワーポイントのデータを拝見すると、1スライド1メッセージところか、1スライド30メッセージ(大げさではありません)ぐらいになっていました。A4一枚の紙を細かく区切り、それぞれの中に小さなグラフがびっしりで、フォントも5ポイントとか。。。年配の上司は読めるのでしょうか。

 

1枚にまとめるというのは、例えばトヨタ自動車さんあたりはA3一枚にまとめるルールがあることで有名です。しかしそれはテンプレートがしっかり考えられたものであること、スライドではなく紙ベースで報告、発表、共有することが前提です。(興味がある方はこのトヨタさんの書類作成法、何冊か本が出ていますのでご覧ください)

 

1スライド1メッセージのメリットは、

 

  • 読み手に伝わりやすい。
  • メッセージを大きなフォントで表現できること。
  • 適度な余白が生まれ、メッセージが引き立つこと。

 

大きくこの3つがあげられると思います。

 

あと、個人的に感じるのは、このような作り方をしようとすると、かなり頭を使います。「これだけは絶対書きたい」事をあぶりだすと、「これは書かなくても(口頭で言えばいい)」ことが分かってくると思います。そこを頭をひねって考えることにより、より精度の高い資料になるのではないかと考えています。

 

2.「 KISSの法則」をパワポにあてはめる

こちらは皆さん聞いたことありますか?プレゼンテーションをする方にはぜひ覚えておいてほしい言葉です。

 

K・・・Keep

I・・・It

S・・・Short

S・・・Simple

 

日本語にすると「それを短くシンプルにしておけ」ということです。

 

(最後のSを「Stupid」とするサイトもよく見かけます。「短くしろよ、このバカ!」ていう感じですね(笑))

 

プレゼンできる時間はその時によって、1時間のこともあれば10分のこともあるでしょう。しかしアメリカでは最近「エレベーターピッチ」という言葉があります。

 

「起業家はエレベーターの中で投資家に会ったら、自分のビジネスプランを30秒で的確に伝えられなければ未来はない」

30秒、250字で魅力を伝える――エレベーター・ピッチとは(ITメディア)

 

 

と言われています。もちろん思いつきで30秒で話せる訳ではなく、普段からそういった準備をしているのだと思いますが、これはいい訓練だと思います。

 

プレゼンだけでなく、朝礼でも結婚式の挨拶でも、長すぎる話は嫌われる傾向があるのはみなさん、分かっているはずです。分かっているのにできないのは、そのための努力、準備が足りないのかもしれません。

それはするべきことだと思います。そしてするだけの価値がある作業です。これは先ほど出てきた「プレゼンはおもてなし」に通じることです。やさしいプレゼンをして相手を想うことが良い商談に繋がると思います。

 

 

3. 不要な画像や装飾を削る

弊社のお客様でも、とにかく空白があれば何か(とくにイラスト)で埋めたい、と考える方が非常に多いです。

 

内容を強調できる画像であれば効果がある場合は確かにあります。ただ単に空白を埋めるために画像を挿入するのはやめた方が良いです。

 

画像は非常に読み手の注意を引くため、肝心の文章、メッセージが見てもらえない、自分の話を聞いてもらえない、というリスクが高いことを念頭に置かなければいけません。

 

私は画像は入れようか入れまいか、迷ったらいれないことに決めています。前述の通り、適度な空白を入れることは強調したい箇所を際立たせることができます。そのためにも空白ができることを恐れてはいけません。ここにも「KISSの法則」が当てはまります。

 

まとめ

今回はここまでです。

いかがでしたでしょうか。

今回のシリーズは2回にわたって、プレゼンテーションの作成のコツを発表していきます。

 

ぜひ引き続きよろしくお願いいたします。