重いパワポを共有・送信するときに便利な「ファイル送信サービス」３選

パワポに画像や動画を入れることもありますが、その結果ファイルのサイズが大きくなりすぎてメールでパワポデータを送れなくなってしまうことがありますよね。

 

現状だと、メール以外でパワポデータを相手と共有したり送信したりする方法には以下の3つがあります。

 

・ファイルを圧縮してサイズを小さくして送る

・Onedriveのようなストレージサービスでファイルを共有する

・大容量ファイル送信サービスで送る

 

この中でも特にオススメなのは「大容量ファイル送信サービス」を活用する方法です。

 

データをアップロードして、そのリンクを共有するだけで簡単に社内外の人にパワポ資料を送ることができます。

 

それに加えて、パスワードを設定すれば関係者以外がファイルをダウンロードすることも防げます。

 

セキュリティに絶対はありませんが、利便性が高くてセキュリティ面もしっかりしているのでぜひ覚えておきたいファイルの共有・送信方法になっています。

 

そこで今回は、大容量ファイル送信サービスを利用したパワポデータの送り方についてご紹介していきたいと思います。

 

パワポには画像や動画を入れることもあり、適切に活用すればよりわかりやすいパワポ資料を作ることができますよね。

 

その一方で、画像を多く使ったパワポはデータが重くなりやすく、メールに添付して送ろうとすると「容量が大きすぎる」という理由でメールが送れないことも。

 

特に最近気を付けてほしいのは「スマホで撮った写真が意外と重いこと」です。

スマホで撮った写真をパワポに貼るとパワポデータが大きくなりすぎることがあります。

 

メールで送れるファイルの上限は20〜25MB程度であることがほとんどですし、企業が使っているメールサービスによっては受信できるメールの容量が10MBにまで制限されていることもあります。

 

たとえば、主要なサービスのメール1通あたりの容量上限は以下の表のようになっています。

上記のように、人気なメールサービスの多くはメール1通あたりの容量上限が20〜25MBに制限されていますね。

 

しかし、ここで注意が必要なのがメール1通あたりの容量上限の他にも、契約しているサーバーのメールボックスで受け取れるメールの総容量に上限が定められている場合がほとんどだということです。

 

仮にサーバーのメールボックスの上限が1GBだとすると、100MBのメールを10通受け取ったらそれ以上のメールを受け取れなくなってしまいます。

 

そうした背景から、メールボックスの上限を超えないようにメール1通あたりの容量上限を10MB程度に制限している企業が多いですね。

 

また、もしメールの容量上限ギリギリでメールを送ることができたとしても、相手の環境次第では以下のような事態が発生する可能性もある点には注意しておきましょう。

 

・メールが届くまでに時間がかかる

・届いたファイルをダウンロードするのに時間がかかる

・そもそも届かない

 

上記の対策としては、ファイルを圧縮して軽くしてから送るか、メールで送信後に相手に届いているか確認のメールを入れることですが、

 

実はパワポファイルのデータサイズが大きくても「大容量ファイル送信サービス」を使えば簡単に送信できるので、ぜひこの機会に送り方を覚えておきましょう。

 

使い方はとても簡単で、インターネット上にファイルをアップロードし、生成されたリンクを相手に送るだけです。

相手はそのリンクをクリックすると、ダウンロードできるサイトに飛べます。

 

いきなり使うのが不安な方は自分用のメールアドレスを2つ用意すれば実際にどのように相手に届くのか事前に試すこともできるので、まずは使ってみることをオススメします！

 

以前は「宅ふぁいる便」というサービスが有名でしたが、こちらは既にサービスが終了してしまっているので、ここからは現在使えるサービスにはどのようなものがあるかをご紹介していきますね。

 

それでは、さっそく今人気の大容量ファイル送信サービスを3つご紹介していきます。

 

今回ご紹介するのは以下3つのサービスです。

 

・データ便

・firestorage(ファイヤーストレージ)

・ギガファイル便

 

一つずつご紹介していきますね。

 

 

データ便の特徴は、有料プランのセキュリティ対策が他の無料サービスと比べても下記のような点が充実していることです。

 

・共用サーバーではなく専用サーバーでデータを管理

・サーバーが高機能なファイアウォールで保護されている

・SSL暗号化通信でデータを送受信している

 

これらのセキュリティ対策が施されているとどう違うのか、簡単ではありますが説明していきますね。

 

まず1つ目の「専用サーバーでデータを管理」していることにより、安定的にサービスを利用し続けることができます。

共用サーバーは複数のユーザーで1台のサーバーを利用するため、他のユーザーのサイトでアクセスが集中してしまった時にサーバーがダウンしてしまい、自分たちもサーバーが利用できなくなってしまう恐れがあります。

一方で、専用サーバーは自分たちのために1台のサーバーが割り当てられているので、共用サーバーよりも安定した利用が可能になるのです。

 

次に2つ目の「高機能なファイアウォール」についてですが、ファイアウォールとは簡単に言えばウイルス被害や不正アクセスの被害を最小限に抑えてくれる門番のような存在です。

ファイアウォールでサーバーが保護されていることで、不正アクセスによるデータ漏洩のリスクを軽減できるというメリットがあります。

 

そして3つ目の「SSL暗号化通信」とはデータの盗聴・改ざんを防ぐことが出来る技術のことです。

暗号化されていないデータは簡単に盗み見られてしまいますが、SSLを活用してデータの送受信を行えば第三者によってメールの内容を盗み見られる被害や、内容を書き換えられたりといった被害を防げます。

顧客との信頼関係を崩さないためにも、SSL暗号化通信に対応しているかサービスかどうかはぜひチェックしておきたいですね。

 

上記3つは無料で使えるファイル送信サービスには無いサービスばかりなので、データ便のセキュリティ対策は月額料金が数百円で済む割にはかなり充実していることが分かります。

 

また、他のサービスにはないデータ便ならではの特徴としては「送信完了通知メール」「ダウンロード通知機能」といった追跡に便利な機能が実装されていることです。

 

送信完了通知メールとは、無事に相手にファイルが送信できたことを通知してくれる機能のことです。

 

万が一メールが相手に届かず「本当に送りました？」とトラブルに発展した時でも、送信完了通知メールを証拠として相手に提示できますね。

また、送信完了通知メールの有無でファイルを送り忘れたことにも気づけるので、うっかりミスも減らせます。

 

そして、ダウンロード通知メールとは、相手がファイルをダウンロードしたタイミングで自分のメールアドレスに通知メールが届く機能です。

 

相手がちゃんとファイルをダウンロードしてくれたかを追跡することができるので、確実に相手の手元にデータファイルが届いたことを把握できます。

 

いずれの機能も自分と相手のメールアドレスを入力するだけですぐに使える機能なので、データ便を利用する際はぜひ活用してみてくださいね。

 

■利用料金

 

・ライトプラン：無料

・フリープラン：無料

・ビジネスプラン(送信機能のみ)：月額330円　

・ビジネスプラン(送信機能＋受取機能)：月額550円

 

※受取機能とは？

 

複数人からファイルをまとめて回収したい場面に有効な機能です。

たとえば、セミナーの受講生100人からファイルを回収しなければならないとします。

通常であればファイルを回収するためには100人全員にメールを送り、一人ひとりからファイルを回収しなければなりません。

これでは100人分のメール作成の手間が掛かりますし、受講生から受信したメールの量が増えるほど検索機能で目的のメールだけを絞り込むことも難しくなってしまいます。

ファイルの管理に苦労することは想像に難くないですよね。

 

しかし、データ便の受取機能を利用すればそうした手間を省きつつ、一括でデータを管理することができます。

ファイルを受け取るためのURLを受講生に伝えて、そこにアップロードしてもらうことでまとめてファイルを管理することもできます。

 

イメージとしては、受取用のURLという名の受信ボックスを作って、その受信ボックスにファイルを入れておいてもらうイメージですね。

 

ファイルを管理する自分自身はそのURL(受信ボックス)を開くだけでアップロードされたファイルをまとめて確認できるので、ファイルが未提出の人を把握するのも容易になります。

 

■転送可能なデータ量

 

・ライトプラン(会員登録なし)：500MB

・フリープラン(会員登録あり)：1GB　※登録画面内のアンケート回答で2GBに増量

・ビジネスプラン：無制限

 

■セキュリティ対策

 

【ライトプラン・フリープラン】

・共用サーバー

・SSL暗号化通信

・セキュリティ便

 

【ビジネスプラン】

・専用サーバー

・SSL暗号化通信

・セキュリティ便

・高機能ファイアウォール

 

データ便

https://www.datadeliver.net

 

firestorage(ファイヤーストレージ)は月間800万人が利用しているファイル送信サービスで、無料プランでも容量無制限で送信できます。

 

1ファイルあたり1GiB=1,024MBまでという制限はありますが、1GiBを越えるパワポデータはなかなか少ないと思うので、無料プランでここまで利用できるのはすごいですよね。

 

※1GB = 1000MB = 10^9Byte、1GiB = 1024MiB = 2^30Byte。

1000毎に単位が変わるのがGBで、1024毎に単位が変わるのがGiBです。

 

また、アップロード時には常にウイルスチェックが実施されていますし、ダウンロード時にも手動でウイルスチェックできる機能が備わっているため、無料のファイル転送サービスの中でもfirestorageは比較的セキュリティが高い部類に入るのではないでしょうか。

 

おまけにデータセンターでは24時間体制で監視が行われており、トラブルが発生した際もスムーズな復旧が期待できるという点でもオススメです！

 

■利用料金

 

基本的には無料で利用できます。

 

【有料プラン】

・ライト会員：月額1,037円

・正会員：月額2,085円

・法人プラン：月額49,800円(税抜)〜

 

■転送可能なデータ量

 

・誰でも：容量無制限（1ファイル2GiBまで）

・無料会員：容量無制限（1ファイル2GiBまで）

・ライト会員：容量無制限（1ファイル5GiBまで）

・正会員：容量無制限（1ファイル10GiBまで）

・法人プラン：容量無制限（1ファイル10GiBまで）

 

■セキュリティ対策

 

【無料会員】

・ファイル送信時のウイルスチェック

・ダウンロード時に必要なパスワード設定

・ダウンロードURLへの不正アクセス対策

・国内データセンターによる24時間365日セキュリティ監視

 

【ライト会員・正会員・法人プラン】

・ファイル送信時のウイルスチェック

・ダウンロード時に必要なパスワード設定

・ダウンロードURLへの不正アクセス対策

・国内データセンターによる24時間365日セキュリティ監視

・SSL暗号化通信

 

 

firestorage(ファイヤーストレージ)

 

https://firestorage.jp

 

 

ギガファイル便は大容量ファイル送信サービスの中でも最も人気なサービスの一つです。

会員登録も必要なく、無料でファイルを容量無制限で送信することができます。

1ファイルの上限は300GBまでとなっていますが、ここまでパワポデータが大きいことは少ないのでよほど大丈夫だと思います。

 

アンチウイルス機能やダウンロードパスワードといったセキュリティ対策も施されており、予算をかけずに大容量のファイルを共有・送信したいという場合におすすめです。

 

一方で、ギガファイル便は他のサービスと比べるとセキュリティ面に少し不安が残る点があります。。

ギガファイル便ではサービスの利用履歴が確認できないことです。

 

利用履歴が確認できないということは、「誰が・いつ」ファイルをダウンロードしたのかを把握できないので、もしデータ漏洩しても調査ができません。

 

また、ダウンロードされたかどうかもチェックできないので、「ファイルを送った」あるいは「ファイルが届いてない」のトラブルに発展するリスクもあります。

 

しかし、今回ご紹介したデータ便と firestorage(ファイヤーストレージ)であれば、この問題はクリアできます。

 

たとえば、データ便には「送信完了通知メール」という機能があるので確実にファイルを送ったことを証明できますし、「ダウンロード通知メール」を設定しておけば相手がファイルをダウンロードしたタイミングで自分に通知メールが届きます。

もし必要以上にダウンロードされていれば、データ漏洩の危険があることをいち早く知ることができるのです。

 

また、ファイヤーストレージに関しては、ダウンロード追跡機能で誰がダウンロードページにアクセスしたか、誰がファイルをダウンロードしたかまで追跡することが出来ます。(ただし、有料会員・法人プラン限定)

 

そのため、利用履歴が確認できないという点でギガファイル便にはセキュリティ面で少し不安が残るので、会社の機密事項を共有するような重要な場面での利用には不向きかもしれません。

 

法人での利用ならば先ほどご紹介した「データ便」か「firestorage(ファイヤーストレージ)」がオススメですね。

 

しかしながら、無料で無制限にファイルを送信できて、かつ最低限のセキュリティは確保されていることを考えれば十分すぎます。

 

セキュリティ対策にどこまで費用をかけるかは企業によって判断が分かれるところだと思いますから、利用頻度と使える予算でどのサービスを利用するかを決めると良いかもしれませんね。

 

■利用料金

 

・無料

 

■転送可能なデータ量

 

・容量無制限（1ファイル300GBまで）

 

■セキュリティ対策

 

・アンチウイルス機能

・国内サーバー

・ダウンロード時に必要なパスワード設定

 

ギガファイル便

https://gigafile.nu

 

 

本記事では、パワポデータを大容量ファイル共有・送信サービスを使って送る方法についてご紹介いたしました。

 

法人での利用かつセキュリティ面を重視するのであれば月額1,037円〜49,800円以上かかりますが「firestorage(ファイヤーストレージ)」がオススメです。

 

同じ法人での利用でも、最低限の機能があれば良い方や費用をできる限り抑えたい方は「データ便」を選びましょう。

 

また、無料で使えるファイル送信サービスをお探しの人には「ギガファイル便」が使いやすくてオススメですよ！

 

利用する大容量ファイルサービスを選ぶ際の参考になれば幸いです。